4.      Поиск данных в базе данных

4.1.   Основные операции

4.1.1.      Открытие существующей базы данных .

Для открытия существующей базы данных в пункте меню Файл необходимо выбрать пункт Открыть, выбрать в предложенном диалоги поиска файла имя файла и нажать кнопку OK.

4.1.2.      Нахождение в базе данных конкретной записи по сформулированному критерию

Для поиска значений в текущем или во всех полях таблицы необходимо в режиме таблицы или формы нажать кнопку панели инструментов Найти или воспользоваться командой меню Правка Найти.

В появившемся диалоговом окне Поиск и замена на вкладке Поиск в поле Образец вводится значение, которое требуется найти в полях таблицы. В раскрывающемся списке Поиск в выбирается область поиска. Если в таблице не выделен ни один из столбцов, этот раскрывающийся список позволяет выбрать в качестве области поиска поле, в котором установлен курсор, или таблицу целиком. Если в таблице выделено несколько столбцов, то этот список неактивен и поиск автоматически производится только в выделенных столбцах. В раскрывающемся списке Совпадение можно выбрать степень совпадения значений: С начала поля, с любой частью поля, поля целиком.

Раскрывающийся список Просмотр в нижней части окна позволяет выбрать направление поиска, которое может принимать значение Все, Вверх,Вниз. Если при сравнении значение требуется учитывать регистр и формат поля, необходимо, соответственно установить флажки С учетом регистра и С учетом формата полей.

После нажатия в диалоговом окне Найти далее отыскивается первое значение, удовлетворяющее условию поиска. Для получения следующего значения, удовлетворяющего условию поиска, необходимо продолжить поиск, нажимая кнопку Найти далее. Образец поиска может быть задан полным значением поля или его частью.  

4.1.3.      Формирование простейшего запроса

Простейшие запросы некоторых видов могут быть созданы с помощью мастеров Access. С помощью мастера можно создать

·        Простой запрос на выборку

·        Перекрестный запрос

·        Запрос для поиска повторяющихся записей (записей с повторяющимися значениями в полях)

·        Запрос для поиска записей, не имеющих подчиненных

Мастер запросов ускоряет процесс создания запроса, автоматически выполняя первоначальные простейшие действия по его подготовке. Вызванный мастер запрашивает у пользователя сведения и  создает запрос на основе его ответов. При необходимости можно отредактировать запрос в режиме конструктора

Создание запроса с помощью мастера начинается с выбора в окне базы данных объекта Запросы и нажатия кнопки создать. В диалоговом окне Новый запрос необходимо выбрать один из предложенных выидов запроса: Простой, Перекрестный запрос, Повторяющиеся записи, Записи без подчиненных.

Далее следует выполнять инструкции диалоговых окон мастера. В последнем диалоговом окне предлагается выбрать запуск запроса или просмотр запроса в режиме конструктора.

4.1.4.      Формирование сложного запроса по нескольким критериям

Сложным запросом по нескольким критериям является параметрический запрос.

Как правило, запросы с параметром создаются в тех случаях, когда предполагается выполнять этот запрос многократно, изменяя лишь условия отбора. В отличие от запроса на выборку, где для каждого условия отбора создается свой запрос и все эти запросы хранятся в БД, параметрический  запрос позволяет создать и хранить один единственный запрос и вводить условие отбора (значение параметра) при запуске этого запроса, каждый раз получая новый результат. В качестве параметра может быть любой текст, смысл которого определяет значение данных, которые будут выведены в запросе. Значение параметра задается в специальном диалоговом окне. В случае, когда значение выводимых данных должно быть больше или меньше указываемого значения параметра, в поле "Условие отбора" бланка запроса перед параметром, заключенным в квадратные скобки ставится соответствующий знак. Можно также создавать запрос с несколькими параметрами, которые связываются друг с другом логическими операциями "И" и "ИЛИ". В момент запуска запроса на выполнение Access отобразит на экране диалоговое окно для каждого из параметров. Помимо определения параметра в бланке запроса, необходимо указать с помощью команды Параметры (меню Запрос) соответствующий ему тип данных:

Результат запроса будет содержать только те записи, которые удовлетворяют заданному значению параметра

4.1.5.      Сохранение запроса

Сохранение запроса осуществляется командой Файл сохранить в  режиме Конструктор запросов.

4.1.6.      Добавление фильтров

Фильтрация данных позволяет выбрать из БД только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию.

В Access существует четыре вида фильтров:

·        Фильтр по выделенному фрагменту: определяет какие записи выводятся на экран путем выделения данных в таблице в Режиме Таблицы (в том случае, если выделенный фрагмент отсутствует, по умолчанию в качестве условия воспринимается значение той ячейки, в которой стоял курсор).

·        Обычный фильтр: по команде Изменить фильтр определяет, какие записи выводятся на экран путем выбора в качестве условия значения из списка значений каждого поля. (Использование закладки ИЛИ внизу экрана позволяет накладывать несколько условий на значения одного поля).

·        В Поле Фильтр для: (контекстного меню) условие задается непосредственно в контекстном меню для того поля, в котором это меню вызывалось.

·        Расширенный фильтр: позволяет проводить не только фильтрацию, но одновременно и сортировку по возрастанию или убыванию по нескольким полям одновременно.

В режиме работы с таблицами выберите команду Фильтр/ Расширенный фильтр (меню Записи). В окне ФИЛЬТР укажите все параметры интересующих записей, начав с указания поля, для которого нужно установить условия:

·        Перетащить выбранное имя поля в первую клетку строки "Поле" бланка фильтра или из предложенного в строке "Поле" бланка фильтра списка выберите нужное поле, щелкнув на стрелке в правой части клетки поля.

·        В клетку "Условие отбора" ввести с клавиатуры соответствующее условие. В качестве условия может быть использовано любое выражение и подстановочные символы (* - соответствует любому количеству букв, цифр или других символов, ? – соответствует любому текстовому символу, # - соответствует любой цифре, [] - соответствует любому одному символу из заключенных в скобки и др.)

·        Нажать клавишу Enter. Microsoft Access добавляет к вашему критерию недостающие символы (кавычки - для текста, знак # - для даты и т.д.)

·        Щелкнуть на кнопке ПРИМЕНИТЬ ФИЛЬТР панели инструментов или выберать команду Применить фильтр (меню Фильтр).

4.1.7.      Удаление фильтров

Для того чтобы отобразить все записи, необходимо выбрать команду Удалить фильтр (меню Записи).

4.2.   Модификация запроса

4.2.1.      Добавление полей в запрос

Добавление поля в запрос осуществляется посредством одного из действий:

·        В первой строке бланка запроса Поле щелчком мыши необходимо вызвать появление кнопки списка и выбрать из списка нужное поле. Список содержит все поля таблиц, представленных в бланке запроса;

·        Переместить с помощью мыши требуемое поле из списка полей таблицы в схеме данных запроса в первую строку бланка запроса;

·        Дважды щелкнуть по имени поля таблицы в схеме данных запроса;

·        Для включения в запрос всех полей таблицы можно переместить с помощью мыши в соответсвующую строку бланка запроса все поля из списка полей таблицы в схеме данных запроса или дважды щелкнуть на символе * в этом списке.

4.2.2.      Удаление полей из запроса

Удаление поля в бланке запроса требует предварительного выделения соответствующего столбца. Для этого следует переместить курсор мыши в область маркировки столбца, где он примет вид направленной вниз черной стрелки, и щелкнуть кнопкой мыши. Далее следует нажать клавишу <Delete> или выбрать пункт меню Правка -Удалить столбцы.

4.3.   Выборка и сортировка данных

4.3.1.      Сортировка данных по заданному критерию

Сортировка записей по возрастанию или убыванию значений одного поля (поля сортировки) может быть выполнена как в режиме таблицы, так и в режиме формы. Для этого курсор устанавливается в поле сортировки и нажимается соответствующая кнопка на панели инструментов.

Для сортировки записей можно также использовать команду меню Записи -Сортировка .

Для сортировки записей таблицы по нескольким полям необходимо выделить соответствующие столбцы и выполнить команду сортировки. Сортируемые поля должны быть смежными, при этом старшим полем сортировки является поле, расположенное слева. Разместить поля таблицы в нужном порядке можно путем их выделения и перетаскивания при помощи мыши.

Для сортировки записей формы по нескольким полям она должна быть открыта в режиме таблицы. При переходе в режим формы просмотр записей будет осуществляться в соответствии с произведенной сортировкой.

4.3.2.      Сортировка данных с использованием логических операторов

В том случае, когда возникает необходимость при сортировке задать более сложные условия выборки, то необходимо воспользоваться построителем выражений, вызов которого осуществляется В строке Условие отбора необходимо ввести критерии выбора. (Для задания диапазона значений в окне Конструктора запросов могут быть использованы операторы > (больше), >= (не менее), < (меньше), <= (не более) и Between (Выражение1) and (Выражение2) как с текстовыми и числовыми полями, так и с полями дат). Для ввода условия выборки можно использовать окно ПОСТРОИТЕЛЬ ВЫРАЖЕНИЙ (кнопка ПОСТРОИТЬ панели инструментов или соответствующая кнопка контекстного меню).