3.1.                 Проектирование базы данных.

Для проектирования базы данных необходимо располагать описанием выбранной предметной области, которое должно охватывать реальные объекты и процессы, определять все необходимые источники информации для обеспечения предполагаемых запросов пользователя и решаемых в приложении задач.

При разработке модели данных могут использоваться два подхода.

o                        Аналитический или процессный подход: сначала определяются основные задачи, для решения которых строится база, выявляются информационные потребности задач и соответственно определяются состав и структура информационных объектов модели, а также связи между ними.

o                        Интуитивный подход; сразу устанавливаются типовые объекты предметной области и их взаимосвязи.

3.2.                 Создание таблиц в базе данных

Создание таблиц Базы данных состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, последовательность размещения полей в таблице, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.

Для  создания новой таблицы в окне базы данных (Рис. 8) необходимо выбрать объект Таблицы и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новая таблица Необходимо выбрать один из режимов создания таблицы (Рис. 9).

Рис. 8

Рис. 9

Основные первые три режима вынесены в рабочее поле, предназначенное для отображения списка таблиц (Рис. 8). Это позволяет сразу перейти в нужный режим создания таблицы, сократив число выполняемых операций.

Строка Создание таблицы в режиме конструктора в рабочем поле окна базы данных или Конструктор в окне новая таблица определяет выбор основного способа создания новой таблицы, при котором создание таблицы начинается с определения ее структуры в режиме конструктора таблиц. В режиме конструктора пользователь может сам устанавливать параметры всех элементов структуры таблицы.

При выборе режима конструктора таблиц появляется окно Таблица1, в котором определяется структура таблица базы данных (Рис. 10)

Рис. 10                                                

Создание новой таблицы в режиме таблицы осуществляется выбором строки Создание таблицы путем ввода данных в рабочем полк базы данных или строка режим таблицы в окне Новая таблица (Рис. 11).

После выбора этого режима стразу открывается пустая таблица, в которую можно ввести данные. При сохранении этой таблицы Access проанализирует данные автоматически и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т.е. автоматически создаст структуру таблицы.

Таблица имеет 10 столбцов и 21 строку. Полям таблицы по умолчанию присваиваются имена Поле1, Поле2, и т.д.

Любое поле этой таблица можно переименовать в соответствии с требованиями пользователя, непосредственно редактируя имена в заголовке столбцов. Для этого необходимо дважды щелкнуть кнопкой мыши по области выделения   столбца, содержащей его имя, или выполнить команду Формат переименовать столбец. В результате курсор будет установлен на наименовании поля и откроется возможность его переименования.

Если требуется создать таблицу, содержащую более 20 полей, то можно вставить новые столбцы. Для этого необходимо установить указатель мыши в область столбца, слева от которого требуется вставить столбец, и выполнить команду Вставка Столбец.

Мастер создания таблиц автоматически создает таблицу по одному из шаблонов. Начать работу мастера можно, выбрав строку Создание таблицы с помощью мастера в рабочем поле Таблицы окна базы данных (Рис. 8) или строку Мастер таблиц в окне Новая таблица (Рис. 9) мастер автоматически создает таблицу АО одному из шаблонов. Пользователю предлагается для выбора более 50 образцов таблиц, предназначенных для использования в различных целях. (Рис. 12)

Рис. 12

После создания таблицы ее необходимо сохранить. Для этого используется команда Файл Сохранить или кнопка панели инструментов Сохранить. В окне Сохранение   вводится имя таблицы. Длина имени не должна превышать 64 знака.

3.3.                 Перемещение по таблице

Для перехода между столбцами и к следующей записи используется клавиша Tab или комбинация клавиш Shift+Tab.

Для перехода между записями служат кнопки переходов в  нижнем левом углу окна, где также отображается общее количество записей и номер текущей записи.

Для перехода к конкретной записи вместо номера текущей записи нужно ввести требуемый номер и нажать клавишу Enter.

Переход к другой записи также может быть осуществлен с помощью команды Перейти (меню Правка).

3.4.                 Ввод данных в таблицу

Непосредственны ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот  режим из окна базы данных выполняется нажатием кнопки Открыть или при выделенном объекте Таблица в окне базы данных. Переход в режим таблицы из режима конструктора осуществляется нажатием кнопки Вид на панели инструментов или выполнением команды Вид Режим таблицы.

В режиме таблицы возможен ввод  новых записей в таблицу  путем ввода значений в ее поля.

При дополнении таблицы новыми записями может быть использован режим ввода записи, при котором видна только вводимая запись. Для перехода в этот режим необходимо выполнить команду Записи - Ввод данных . Для возврата к просмотру всей таблицы необходимо выполнить команду Записи Удалите фильтр.

Очевидно, что вводимые в поля таблицы значения данных должны соответствовать заданному в структуре таблице типам данных, а способ их записи – допустимым в текущий момент форматом данных. Значения должны удовлетворять накладываемым ограничениям. После ввода значения в ячейку поля при попытке перейти в другой ячейку, Access проверяет, являются ли введенные данные допустимыми для данного поля. Если введенное значение, не соответствующее типу данных поля, Access пытается преобразовать его в правильный тип данных. Если значение не является допустимым и преобразование невозможно, например нельзя преобразовать текст в число, появляется предупреждающее сообщение. Для того, чтобы выйти из ячейки, следует ввести правильное значение или отменить внесенные изменения.
Следующая   Предыдущая   В меню темы